NOUVELLE DYNAMIQUE

Retour au bureau : 3 astuces pour un espace plus collaboratif

Nouveaux modes de travail, accélération des changements, attentes plus fortes des collaborateurs…
On a beaucoup parlé en avril 2020 de ces signaux faibles qui se renforcent et nous indiquent la grande tendance des 50 prochaines années : celle du télétravail, nouvel el dorado.
Puis, en mai, on a réalisé à quel point le lien social au travail dans un lieu dédié était important.
Puis, en septembre, on a compris que nos lieux n’étaient plus si bien adaptés aux nouveaux modes de fonctionnement.

En attendant de trouver les solutions qui soutiendront le travail de demain, on avait envie de jouer les chef déco et de vous proposons des solutions pragmatiques et efficaces, les petites astuces pour revenir au bureau, redonner l’envie d’avoir envie, encourager à (re)travailler ensemble à nouveau et de manière productive.

En bref :
Je besoin de travailler seul
= je peux travailler chez moi avec un aménagement minimum.

J’ai besoin d’innover, de me challenger, d’avancer, d’engager
= je travaille en collaboration avec des espaces conçus pour, et ça c’est le sujet du jour.

Définition d’un « espace collaboratif » :
8 personnes max dans un espace délimité et réglementé dédié à un projet de groupe.
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Chez Collectivity, nous avons pensé pour vous 3 solutions accessibles facilement pour transformer en une semaine vos espaces communs en espaces de collaboration productifs. Tuto !

On estime entre 3 % et 15 % l’augmentation de la performance avec un meilleur éclairage. La performance baisse de 66 % dans un espace bruyant.

1. Pensez à vos équipes :

Chez Collectivity, nous aimons comprendre les usages de nos clients. Notre méthodologie est très aboutie mais pendant le confinement, prenez le temps de prendre quelques astuces et mettre en place un questionnaire simplifié à partager avec vos collaborateurs. Poser des questions, engager une conversation – à distance – reste le meilleur moyen de comprendre leurs besoins.
Il y a 3 questions de base à poser pour quelques quickwins d’aménagement, ce sera un bon début ! :

– avez-vous besoin d’échanger de manière informelle avec vos collègues ?
– avez-vous besoin de travailler en collaboration pour avancer dans votre quotidien ? une fois / semaine ? une fois / mois ? jamais ?
– avez-vous besoin d’outils et/ou de temps pour échanger à plusieurs ?


2. Retroussez-vos manches :

Un bon espace est un espace lumineux, chaleureux et bien délimité. Evidemment, repenser vos espaces est un travail de fond mais vous pouvez commencer par un mini « office staging », ça ne fera pas de mal.

– on déplace les meubles imposants au fond des pièces et loin des fenêtres
– on fait du rangement, un peu de tri
– on laisse la lumière naturelle entrer, ou on investit dans de la lumière indirecte avec variateur (plus vive le matin, moins vive le soir)
– on crée un espace chaleureux, inspirant : on préfère du mobilier qui absorbe le bruit (canapé, tapis, cloison accoustique…) et on mise sur une bibliothèque de vos ouvrages préférés pour avoir de la littérature à porter de main.
– on dépersonnalise mais on décore : on repeint 1 ou 2 murs avec des couleurs dynamiques et accueillantes (jaune, beige, vert ou bleu foncé), on affiche les couleurs de l’entreprise, son actualité, ses règles et valeurs par exemple.


3. Organisez-vous, équipez-vous des bons outils :

Un espace de collaboration s’organise. Il faut mettre à disposition des outils propices à la collaboration, en voici quelques uns rapides à mettre en place :

– la priorité à la connectivité : des prises, des prises et des prises ! (faciles d’accès et aux normes.)
– tous regarder dans la même direction, s’exprimer ensemble, partager des documents ou une réflexion visibles de tous, les bons équipements tech peuvent aider hardware et software : vidéo projecteur, grand écran, tableau blanc selon vos moyens et vos préférences, Slack, Trello, ne lésinez pas sur les supports de travail en commun.
– papier et stylo : la bonne vieille méthode des post-it et mots clef pour trouver l’inspiration à plusieurs, ça marche toujours.
– végétalisez ! : le meilleur outil pour travailler dans de bonnes conditions ce sont le plantes, vivantes, décoratives, idéal pour faire respirer l’inspiration.

Collectivity astuces pour aménager vos bureaux
Pour être plus clair : quelques exemples de mobiliers, matières et de couleurs pour vous lancer.

PETIT RAPPEL « COVID FRIENDLY »

– déterminer le nombre maximum de salariés présents dans le local,
– prévoir un indicateur à l’entrée qui permet de connaitre ce nombre avant d’entrer (et un dispositif équivalent permettant de connaitre le nombre de sorties surtout si l’entrée est distante de la sortie),
– garder les portes ouvertes si possible pour éviter les contacts des mains avec les surfaces (poignées, etc.).
– éviter le partage des outils de travail (clavier, souris, outils …) et organiser leur nettoyage et désinfection.
– pour les bureaux partagés, éviter le face à face, permettre une distance physique d’au moins un mètre, utiliser si possible des dispositifs de séparation.
– aérer de façon régulière.

NB : exceptionnellement et pour les espaces habituellement en open flex, attribuer un poste fixe afin d’éviter le placement libre à un poste de travail.

TOOLS KIT

+ Ici notre contact pour aller plus loin, répondre à vos questions et reconstruire vos espaces de demain.

+ Ici un petit survey tout préparé pour vous aider à poser les bonnes questions à vos collaborateurs

+ Ici un article très bien fait sur les espaces collaboratifs

+ Ici le protocole sanitaire version 29.10.2020

+ En attendant… ici quelques astuces pour mieux travaillez chez soi

+ ici les outils Slack, Trello